În zilele noastre, evenimentele constituie un instrument indispensabil al comunicării în domeniul marketingului. De la prima idee până la realizarea unei astfel de manifestații este un drum lung și adesea anevoios.

“Evenimentele sunt asemenea unor expediţii. Ele necesită un conducător experimentat” spunea Stephan Schafer-Mehdi în cartea sa “Organizarea evenimentelor”.

Totuși, trebuie să începi de la ceva, nu? Prin umare, să nu vă fie frică atunci când veți fi puși în situația în care trebuie să organizați evenimente, neavând multă experiență în spate. O echipă și un plan bine structurat vă vor fi de mare folos.

Pasul 1. Brainstorming

Înainte de a concepe organizarea unui eveniment, stabiliți obiectivele pentru care vreți să vă puneți în aplicare planul. Acestea trebuie să fie obiective SMART (Specifice, Măsurabile, Accesibile, Realiste și încadrate în Timp). Obiectivele vă vor ajuta să aveți o direcțe clară a acțiunilor pe care le planificați. Pentru acestea, faceți un brainstorming cu echipa în care veți istabili în comun acord ce rezultate doriți să obținei după organizarea acestui eveniment. În cadrul adunărilor de brainstorming acestea nu ar trebui să depășească 45 – 60 min și ca număr ideal de participanți 6 – 8 membri.

Pasul 2. Identificarea grupului țintă

Stabiliți cine este publicul țintă. Dacă veniți cu ideea “publicul nostru țintă este oricine dorește să vină la eveniment” sau “toată lumea” ați pierdut din start obiectivele. Trebuie să vă segmentați publicul în funcție de anumite caracterstici alese de voi, de exemplu: vârstă, hobby-uri, timp liber, calificări, statut social, etc.

Pasul 3. Atribuirea rolurilor în echipă

Înainte de a crea conceptul pentru eveniment, distribuiți sarcinile sau mai exact atribuiți roluri cheie pentru fiecare persoană.

În agențiile de Relații Publice există următoarele funcții importante:

  • Managerul evenimentului care planifică evenimentul, gestionează resurse, oferă aprobări pentru fiecare sarcină. managerul de proiect sau președintele care monitorizează întreaga activitate.
  • Coordonatorul de eveniment care are grijă ca echipa să execute corect și la timp sarcinile stabilite.
  • Managerul de vânzări care se va ocupa să aducă parteneri, colaboratori și sponsori din diferite domenii în așa fel încât evenimentul să fie unul cât mai sustenabil.
  • Managerul de marketing care se va ocupa de întreaga comunicare a evenimentului și de identificat parteneri Mass-Media
  • Managerul logistic este un alt rol cheie indispensabil, acesta va avea grijă de depozitarea tuturor bunurilor necesare pentru eveniment, montajul/demontajul logisticii înainte și după eveniment

Pasul 4. Realizarea conceptului evenimentului

După ce ați stabilit obiectivele și rolurile cheie, stabiliți conceptul evenimentului. Pentru a organiza un eveniment original, nu e nevoie să ai un buget gras. Important este să fiți creativi, să ieșiți din tiparele clasice. Când discutați acest aspect în cadrul ședinței, lăsați fiecare participant să îți spună propria idee. Notați ideile de flipchart. Rețineți că în acestă etapă nu există o idee bună sau rea. Fiecare ideie trebuie acceptată, pentru a oferi fiecărui șansa de a gândi liber, creativ. În etapa a doua, fiecare ideie trebuie discutată. Este important să existe în echipă fanteziști, critici, proiectanți etc. Stephan Schafer-Mehdi spunea „Alcătuiţi grupurile în aşa fel, încât să se întrunească oameni cu caractere şi calităţi cât se poate de diferite”. Este important acest aspect pentru a orgniza un eveniment de succes.

Pasul 5. Realizați Analiza SWOT

Nu uitați să faceți o analiza SWOT a organizației și a evenimentului pentru a contracara posibilele riscuri. În urma acestei analize, creați un plan de gestionare a riscurilor, de preferat pentru fiecare arie în care activează fiecare membru de echipă.

Pasul 6. Realizarea bugetului

Chiar dacă am menționat că bugetul nu este cel mai important element în organizarea unui eveniment de impact, totuși este vital să îl treceți în planficare. Trebuie să estimați anumite costuri directe sau indirecte. Trebuie să știți din start pe ce veți cheltui banii. Nu uitați că e absolut necesar să aveți un contract atunci colaborați cu o firmă care prestează servicii. Ceea ce negociați verbal nu este eligibil și s-ar putea să vă treziți cu anumite surprize neplăcute, prin urmare, fiecare angajament pe care îl discutați, treceți-l în contract. Nu uitați, de asemenea, că acest contract trebuie să conțină clauze, adică drepturi și obligații.

Pasul 7. Alegerea Locației și a timpului

Alegeți o locație și un timp potrivit pentru eveniment. În ceea ce privește locația, dacă aceasta nu este în proximitatea publicului țintă, pentru a-l motiva să participe, trebuie să-i oferiți anumite facilități, de exemplu, decontul transportului. Asigurați-vă că există suficiente locuri de parcare, că serviciile de salubrizare sunt bune. De asemenea, aveți grijă ca evenimentul să nu se suprapună cu altul mai important, pentru că în acest fel vă pierdeți publicul și faceți o risipă de resurse.

Pasul 8. Realizarea programului evenimentului

Nu uitați că este importantă comunicarea cu participanții! În copilăria mea am fost la mai multe tabere de vară, în unele condițiile erau mai modeste, în alte foarte bune. Totuși am remarcat o diferență între aceste două tipuri de tabere: în cele în care mâncarea și cazarea erau modeste, mă simțeam foarte bine, uneori plângeam la întoarecere acasă, iar în cele cu condiții bune, dimpotrivă, mă simțeam prost, de la una dintre tabere am vrut să plec înainte de termenul limită. Știți ce făcea diferența? Programul! În taberele organizate cu buget redus, programul era interactiv, fiecare lider de echipă avea grijă ca fiecare copil să se integreze într-un cerc de prieteni, să se simtă respectat, apreciat și stimulat. În taberele a căror condiții erau foarte bune, liderii avea un tip de conducere laisse-faire, unde fiecare participant trebuia să se adapteze singur la noua agendă, singur să-și inventeze activități în marea parte a timpul. Astfel, este foarte important să țineți minte că “nu bugetul este hotărâtor, ci comunicarea cu particianții, în vederea atingerii scopului propus.”

Pasul 9. Stabilirea rolurilor și a responsabilităților în timpul evenimentului

Dacă până acum fiecare a avut un rol cheie și foarte bine stabilit în proiect, în timpul evenimentului, lucrurile se schimbă, trebuie să stabiliți cine se ocupă de participanți, cine se de partea tehnică (sunet, lumini, etc) și important cine se asigură că programul evenimentului este respectat.

Am punctat cele mai importante aspecte în ceea ce privește organizarea de evenimente, așadar, spor la treabă!

Ne puteți contacta oricând dacă doriți să vă ajutăm în organizarea evenimentelor dvs. Echipa Avanti vă poate ajuta cu toate rolurile cheie menționate la punctul 3 al acestui articol.